Administration
In SAP Business One nehmen Sie die Grundeinstellungen für alle Komponenten vor. Hierzu gehören die Definition von Wechselkursen, die Systeminitialisierung, die Einrichtung von Benutzerberechtigungen, Beleg- und E-Mail-Einstellungen sowie die Funktionen für den Datenim- und export. 

Kernfunktionen:
Firmenauswahl (diverse Grundeinstellungen)  
Systeminitialisierung und Voreinstellungen (Firmendaten und allgemeine Einstellungen)  
Benutzerdefinitionen (Währungen, Zahlungsbedingungen)  
Berechtigungen (Zugriffsschutz, Änderungsrechte)  
Festlegung der Wechselkurse (Grundlage für alle Berichte und erfassten Daten)  
Dienstprogramme (Datensicherung, Definition automatischer Prozesse)  
Datenimport/Datenexport  
Wiederherstellung (Datenverwaltung/Datenwiederherstellung)  
Alarmfunktionen (Definition persönlicher Profile für Warnmeldungen)  
Nachrichtenversand (interne Benutzer, Kunden, Lieferanten usw.)

Benutzerdefinierte Felder
Es besteht in SAP Business One die Möglichkeit, für Objekte eigene Felder zu definieren, etwa für Artikel, Geschäftspartner oder Aufträge. Auf diese Weise können für die unterschiedlichsten Geschäftsaktivitäten typische Informationen verwaltet werden. In den benutzerdefinierten Feldern lassen sich unterschiedliche Daten wie Texte, Adressen, Telefonnummern, Internetadressen, Dateianhänge, Bilder, Auswahllisten usw. erfassen.

Formatierte Suche
Die formatierte Suche stellt sicher, dass Werte aus einem vordefinierten Suchvorgang zu jedem Feld im System (einschließlich benutzerdefinierte Felder) eingegeben werden.

Beispiele:
Automatische Eingabe von Werten in Felder unter Verwendung verschiedener Objekte im System  
Eingabe von Werten in Felder über vordefinierte Listen  
Automatische Eingabe von Werten in Felder unter Verwendung von vor- bzw. benutzerdefinierten Abfragen  
Definition von Abhängigkeiten zwischen Systemfeldern, z. B. der Wert im Feld X hängt ab vom Wert im Feld Y  
Anzeige von Feldern, die nur für Abfragen verwendet werden können, z. B. Benutzersignatur, Erstellungsdatum, aldo offener Schecks (für einen Geschäftspartner) usw.